كيف تمر المعاملة من الطلب إلى الاعتماد؟

قبل الإرسال: الدورة الداخلية

لكل جهة دورة مراجعة واعتماد داخلية كاملة قبل أن ترسل شيئاً، وهذه الدورة لا يراها الطرفان الآخران إطلاقاً: لا مسوداتها، ولا ملاحظاتها، ولا كم مرة أُعيدت. عند المقاول تمر على مهندس الموقع ثم المكتب الفني ثم مدير المشروع، ثم تخرج معاملة واحدة.

تعمل بحرية داخل حدودك — ولا يُحسب عليك ما لم تُرسله.

الخطوة الأولى: الإرسال برقم مرجعي

حين تخرج المعاملة تأخذ رقماً مرجعياً آلياً ونوعاً: ونوعاً: خطاب، أو اعتماد مادة، أو طلب تسليم أعمال WIR، أو طلب فحص مواد MIR، أو محضر اجتماع.، أو تحديث جدول زمني، أو مستخلص مالي. الرقم ليس تنظيماً شكلياً: هو ما يجعل الحديث عن المعاملة بعد ستة أشهر ممكناً دون البحث في صندوق بريد أو بين نسخ ودروج وملفات..

الخطوة الثانية: إشعار الاستلام

يسجّل النظام الاستلام تلقائياً في اللحظة نفسها، باسم من استلم ووقته. هذه الخطوة هي التي تُنهي الخلاف حول جملة متكررة في مشاريع الإنشاء: ما وصلني شيء.. لم يعد الأمر رواية طرف ضد رواية طرف، بل سطراً داخل المعاملة يراه الجميع.

الخطوة الثالثة: التدقيق

يفتح الطرف المقابل المعاملة ويدققها، ويُسجَّل التدقيق باسمه ووقته كما سُجِّل الاستلام. وللاستشاري أن يدقق من المكتب أو من الموقع من الجوال، وأن يفحص في الموقع ويرفق الصور — فيصبح الفحص الميداني جزءاً من المعاملة لا رسالة منفصلة تُرسل بعدها.

الخطوة الرابعة: القرار

ينتهي المسار بقرار موثّق: اعتماد، أو اعتماد بملاحظات، أو رفض بملاحظات؛ وقد يصدر عن الفحص إشعار عدم مطابقة NCR أو تعليمات موقع. القرار يحمل اسم صاحبه ووقته وملاحظته، ويصل إشعار الاعتماد إلى أطراف الاعتماد حين يصدر — فيعرف مهندس المقاول أن الاعتماد عاد ليكمل عمله بناءً عليه، ويرى المالك الحالة دون أن ينتظر اجتماع المتابعة.

ما الذي يبقى بعدها؟

تبقى المعاملة نفسها حاملة خطواتها الأربع بأسمائها وأوقاتها وملاحظاتها، فلا يُسأل في المشروع من اعتمد بل تُفتح المعاملة.وبعد نهاية المشروع السجل ملك صاحب المشروع: يبقى باشتراك أرشفة، أو يُسلَّم له نسخة على قرص خارجي.

مثال توضيحي، بأسماء وأوقات افتراضية، على طلب تسليم أعمال لحديد سقف الدور 3:

• أُرسل — م. فهد، المقاول · 07:50
• استُلم — مكتب الاستشاري، إشعار استلام تلقائي · 07:50
• فُحص في الموقع — م. سارة، الاستشاري · 4 صور · 11:20
• اعتُمد — م. سارة، الاستشاري: مطابق، يُسمح بالصب · 12:05

الوحدة التي يمر بها هذا المسار موصوفة في صفحة المنتج.